Automatyzacja procesów
Koniec z przepisywaniem danych między systemami
Ktoś w Twojej firmie codziennie przepisuje dane z maila do CRM, z CRM do księgowości i z powrotem? Automatyzacja procesów biznesowych przenosi takie powtarzalne czynności na mechanizm, który wykonuje je sam i za każdym razem tak samo. Codari łączy systemy, które już masz, i zaczyna od jednego procesu, który jest częsty, powtarzalny i kosztowny przy pomyłce.
Opisz proces do zautomatyzowania
Które procesy zautomatyzować najpierw?
| Kryterium | Pytanie | Sygnał, że warto |
|---|---|---|
| Częstotliwość | Ile razy w tygodniu proces się powtarza? | Codziennie albo kilka razy w tygodniu |
| Czas | Ile minut zabiera za każdym razem? | Kilka minut razy wiele powtórzeń |
| Koszt błędu | Co się dzieje przy pomyłce? | Błędna faktura, zgubiony lead, niedotrzymany termin |
| Stabilność | Czy kroki są ustalone i rzadko się zmieniają? | Tak. Jeśli nie, najpierw uporządkuj proces |
Ostatnie kryterium jest najważniejsze. Automatyzacja niestabilnego procesu utrwala bałagan, dlatego czasem zaczynamy od uporządkowania kroków, a dopiero potem od kodu. Ogólny plan działania opisaliśmy we wpisie automatyzacja procesów biznesowych: od czego zacząć, a przegląd typów w artykule o rodzajach automatyzacji.
Co w praktyce automatyzujemy?
| Proces | Jak wygląda ręcznie | Jak wygląda po automatyzacji |
|---|---|---|
| Leady z formularzy i maili | Ktoś przepisuje dane do CRM, lead czeka na swoją kolej | Lead trafia do CRM od razu, z przypisanym opiekunem i powiadomieniem |
| Sprzedaż i księgowość | Te same dane wpisywane dwa razy w dwóch systemach | Jedno źródło danych, drugi system synchronizuje się sam |
| Obieg akceptacji i dokumentów | Maile z pytaniem „kto to ma teraz?” | Workflow z etapami, przypomnieniami i historią decyzji |
| Raporty cykliczne | Ręczne zbieranie liczb z kilku źródeł | Raport generowany i wysyłany według harmonogramu |
| Przychodzące wiadomości | Ręczne sortowanie skrzynki | Reguły kierujące wiadomości do właściwych osób |
W większej skali wygląda to jak Octopus, system, który zbudowaliśmy dla ŁKS Łódź: łączy dane z wielu systemów klubu w jednym miejscu. Jak powstawał, opisaliśmy w case study.
Na co uważamy przy automatyzacji?
Czego nie automatyzujemy?
Procesów, w których wyjątków jest więcej niż reguł, decyzji wymagających osądu człowieka bez jego udziału i procesów, których nikt nie potrafi opisać krok po kroku. Wtedy automatyzujemy fragmenty, a decyzję zostawiamy człowiekowi (human in the loop).
Jak zabezpieczamy automatyzacje przed cichą awarią?
Najgorsza jest automatyzacja, która przez tygodnie robi coś źle i nikt tego nie zauważa. Każdy workflow ma monitoring, obsługę błędów i alert, a dane, których nie da się przetworzyć, trafiają do kolejki do ręcznej weryfikacji.
Integracja przez API czy RPA?
API łączy systemy bezpośrednio i jest najtrwalsze. RPA, czyli roboty klikające w interfejs, działa, ale łamie się przy każdej zmianie ekranu. Po RPA sięgamy tylko wtedy, gdy system nie udostępnia API.
Jak pracujemy?
Mapujemy proces
Rozpisujemy kroki, systemy i wyjątki. Jeśli proces jest niestabilny, najpierw go porządkujemy.
Budujemy na jednym przypadku
Automatyzujemy jeden proces od początku do końca, zamiast wszystkich naraz.
Sprawdzamy na prawdziwych danych
Workflow działa na realnych danych, z monitoringiem i obsługą błędów od pierwszego dnia.
Skalujemy
Dopiero gdy pierwszy proces działa stabilnie, rozszerzamy automatyzację na kolejne.
Chmura czy własna infrastruktura?
Zależy od wrażliwości danych, kosztów i tego, kto ma to utrzymywać. Kryteria wyboru opisaliśmy we wpisie self-hosting czy chmura.
Najczęstsze pytania
Porozmawiajmy
Zbudujmy razem
coś wielkiego.
Masz wizję, którą chcesz wcielić w życie? A może potrzebujesz wsparcia w rozwoju biznesu? Zaufaj ekspertom Codari!
Co zyskujesz?
- Rozwiązania IT dopasowane do Twoich potrzeb.
- Bezpośrednie wsparcie doświadczonych specjalistów.
- Pomysły, które napędzają Twój sukces.
Twoja podróż ku transformacji cyfrowej zaczyna się tutaj!